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テクステップのソリューション紹介

kintoneでExcelファイル共有


Excel(エクセル)ファイルは多くの職場で活用されています。

たとえば、顧客管理販売管理在庫管理会員管理勤怠管理資産管理、… というような馴染みのある表の数々です。ちょっとした一覧表も手軽に作成できます。こうしたExcelファイルは誰か担当者が作成し、配布されてチームで共有されます。

この記事では、Excelファイルをチーム共有する際の問題を解決する最適なソリューションとして、Cybozu社サイボウズ株式会社)のkintoneキントーン)を紹介します。

【kintone以前を検証1】Excelをチームで共有する


Excelは一覧形式のデータを管理するには扱いやすいアプリケーションです。担当者が自身の業務を効率化する目的で使い始め、チームで情報を共有する目的でExcelファイルを配布するといった利用法は多いです。

まず初めにExcelを職場で共有する例を挙げてその特徴を示します。

Excelをメールで共有する

Excelをメールで共有するイメージ
シンプルな共有の例として、担当者がExcelファイルを作成して、メールへ添付して関係者へ送信する方法です。このとき閲覧者が受け取るファイルはコピーです。閲覧者がファイルの内容を更新したい場合、直したコピーを作成者へ戻すか、修正を依頼する必要があります。また作成者がすでに次の更新を行っている場合などを考えると、面倒な運用になります。

共有ドライブ・クラウドサービスを用いてExcelを扱う

共有ドライブ・クラウドサービスを用いてExcelを扱うイメージ
社内共有ドライブやクラウド上ストレージを用いれば、メールで送るより運用は楽です。社外やスマホから閲覧できるなど利便性は向上します。しかし閲覧者が間違った変更をするリスクは依然としてあります(注1)。一方、Office 365やGoogleスプレッドシートなどのクラウドサービスを利用すれば、共有の問題は解決します。ただし、扱うファイルはExcel(注2)形式ですので、作成・編集にはアプリケーションの知識が欠かせません。
(注1)ファイルごとに権限を設けるなどの対策はできます
(注2)GoogleのサービスではExcelではなく、スプレッドシートと呼びます。

【kintone以前を検証2】従来のアプローチ


上で述べたように、Excelファイルをチームで共同利用するには、簡単には解決できない運用の問題が生じます。
つまり、本来の書類の内容を共有するという目的を離れ、Excelの扱いと共有をスムーズに行うための手段に注力するという、本筋ではない業務に煩わされ、結果として見えにくいロスを生み出します。

では、このロスをどのように解決できるか、従来の取り組みについて検証します。

◆専用アプリケーションを開発する

利用の手軽さは残したまま、Excelの限界や扱いの厄介さを解決するため、専用アプリケーションを開発・導入する手法があります。しかしアプリケーションの制作費用は安くありません。一つの組織に一つの専用のアプリケーションを作成する場合、組織にとって大きな費用負担となります。

◆汎用アプリケーションを利用する

多くの企業で使えるよう一般的な解決を前提に作られた汎用アプリケーションを用いると、利用コストは抑えられるものの、自社の抱える問題解決にフィットするとは限りません。用途が限定されていたり、かゆいところに手が届かなかったり、そもそも解決できるアプリケーションが存在しないことも珍しくありません。

kintoneを利用する(入門編)


それでは、今まで利用していたExcelファイルをkintoneへ置き換える例を挙げ、その方法を紹介します。

Excelファイルをkintoneへインポートする

まずは顧客管理Excelファイルをインポートする例です。

▼kintoneにログインし、アプリストアのメニューでExcelを読み込んで作成をクリックします。
Excelを読み込んで作成

▼3つのステップでインポートできます。
Excelファイルのインポート

▼kintoneアプリ化した顧客リストです(画像をクリックして拡大)。
kintoneの顧客リストアプリ

つづいて案件管理Excelファイルをインポートします。同じ手順で案件リストをアプリ化しました(kintoneアプリのスクリーン)。

このように、Excelファイルをインポートしてkintoneアプリ化する手順はとても簡単です。またこの例では、案件レコードに顧客レコードを紐付けました。kintoneではこのように他アプリのデータをマスターとして扱うことができます。

kintoneとは?


◆たとえば、入力規則について

金額を入力する欄(フィールド)へは数字だけを入力したいものです。Excelでは、日本語などを誤って入力し計算にエラーが生じることがときどき起こります。選択する要素が決まっている場合は、ドロップダウンや、チェックボックス、ラジオボタンなどで入力値を規制できます。kintoneのフィールドには、文字列、数値、計算、日付、時刻、… といった種類を選択して簡単に規則を設けられます。

◆たとえば、計算式について

フィールドにつけた名前を基に、たとえば売上の明細なら「単価 * 数量」という式を設定すれば、明細の入力ごとに「合計」を自動計算してくれます。「SUM(合計)」と式を書けば、縦計も自動計算してくれます。

◆たとえば、同一レコードの入力規制について

フィールドに「値の重複を禁止する」を設定すると、アプリ内のそのフィールドには一意の値しか入力できません。同じ会社名が何件もある顧客リストや、同じ日付の報告が複数ある日報が作成されるなどのミスを防げます。kintoneはデータベースですので、簡単にこうした設定をできますが、Excelで実現するのは困難です。

◆そして何より

kintoneアプリを共有するメンバー同士で、つねに情報(データ)を共有できることが利点です。

▼オフィシャルのサービス説明「kintoneを知る」
https://kintone.cybozu.co.jp/jp/feature/

▼オフィシャルのサービスヘルプ「kintoneとは?」
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/basic/whatskintone.html

kintoneを活用する(応用編)


弊社の取り組みを紹介します。

▼タイムカードアプリです(画像をクリックして拡大)。
kintoneのタイムカードアプリ

▼交通費申請アプリです(画像をクリックして拡大)。
kintoneの交通費申請アプリ

kintoneの可能性


カスタマイズしてオリジナル化する

弊社の取り組みで紹介したタイムカードアプリと交通費申請アプリはカスタマイズしたオリジナルアプリです。ただ表へ入力するだけでなく、少ない操作で間違いの少ない申請ができるよう、プログラムによる制御を加えました。

▼オフィシャルのカスタマイズ説明「kintoneを知る API連携など高度なカスタマイズ」
https://kintone.cybozu.co.jp/jp/feature/api.html

外部アプリケーションと連携する

kintoneではないそのほかのサービスと連携できます。たとえば、会計顧客管理販売管理在庫管理PDF出力バックアップ、… というようなシステムと連携して、さらに効率を高められます。

▼オフィシャルのサービス説明「連携サービスを探す」
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/

▼オフィシャルの開発者向けドキュメント「外部サービス連携」
https://developer.cybozu.io/hc/ja/categories/200187760-外部サービス連携


テクステップではExcelのkintone化、kintoneのカスタマイズ、外部サービス連携をお手伝いいたします。
お問い合わせは へお気軽にお送りください。